Zatrudnienie pierwszego pracownika to ważny moment w rozwoju firmy. Oznacza nie tylko możliwość zwiększenia skali działalności, ale również pojawienie się szeregu nowych obowiązków po stronie przedsiębiorcy.
Pracodawca musi zadbać m.in. o prawidłową umowę o pracę, badania lekarskie, szkolenie BHP, zgłoszenie pracownika do ZUS, dokumentację kadrową, naliczanie wynagrodzenia oraz rozliczenia podatkowe i składkowe.
W praktyce oznacza to, że zatrudnienie pracownika powinno być przygotowane jeszcze przed jego pierwszym dniem pracy.
Zatrudnienie pracownika krok po kroku
Najbezpieczniej podzielić cały proces na kilka etapów:
- ustalenie warunków zatrudnienia,
- przygotowanie umowy o pracę,
- skierowanie pracownika na badania lekarskie,
- przygotowanie stanowiska pracy,
- przeprowadzenie szkolenia BHP,
- zgłoszenie pracownika do ZUS,
- przygotowanie dokumentacji pracowniczej,
- przekazanie wymaganych informacji o warunkach zatrudnienia,
- prawidłowe naliczanie wynagrodzenia i zaliczek na PIT,
- bieżące prowadzenie dokumentacji kadrowo-płacowej.
Każdy z tych etapów ma znaczenie i nie powinien być pomijany.
1. Ustal warunki zatrudnienia
Pierwszym krokiem jest ustalenie, na jakich zasadach pracownik będzie wykonywał pracę.
Należy określić przede wszystkim:
- stanowisko,
- rodzaj wykonywanej pracy,
- miejsce pracy,
- wymiar czasu pracy,
- rodzaj umowy,
- wysokość wynagrodzenia,
- termin rozpoczęcia pracy,
- zakres podstawowych obowiązków.
Warto również od początku ustalić sposób organizacji pracy, godziny pracy oraz zasady dotyczące urlopów, nieobecności i przekazywania dokumentów.
Im dokładniej zostaną określone warunki współpracy, tym mniejsze ryzyko nieporozumień w trakcie zatrudnienia.
2. Przygotuj umowę o pracę
Umowa o pracę powinna zostać zawarta na piśmie. Jeżeli nie została zawarta w formie pisemnej, pracodawca musi przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdzić na piśmie ustalenia dotyczące stron umowy, jej rodzaju oraz warunków.
Umowa powinna określać m.in.:
- strony umowy,
- rodzaj umowy,
- datę jej zawarcia,
- rodzaj pracy,
- miejsce wykonywania pracy,
- wynagrodzenie,
- wymiar czasu pracy,
- termin rozpoczęcia pracy.
W zależności od rodzaju zatrudnienia oraz stanowiska mogą być wymagane również dodatkowe informacje.
Umowa na okres próbny, czas określony czy nieokreślony?
Przedsiębiorca powinien zastanowić się, jaki rodzaj umowy będzie odpowiedni dla konkretnego stanowiska.
Umowa na okres próbny może służyć sprawdzeniu kwalifikacji pracownika i możliwości jego zatrudnienia w celu wykonywania określonego rodzaju pracy.
Umowa na czas określony wskazuje okres, przez który ma trwać zatrudnienie, natomiast umowa na czas nieokreślony nie zawiera określonej daty zakończenia stosunku pracy.
Nie warto wybierać rodzaju umowy wyłącznie na podstawie tego, która opcja jest „najtańsza”. Należy uwzględnić rzeczywisty charakter pracy oraz przepisy prawa pracy.
3. Skieruj pracownika na badania lekarskie
Przed dopuszczeniem pracownika do pracy konieczne jest uzyskanie aktualnego orzeczenia lekarskiego potwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku.
Pracodawca wystawia skierowanie na badania, uwzględniając między innymi warunki pracy oraz występujące na stanowisku czynniki niebezpieczne, szkodliwe i uciążliwe. Koszt badań ponosi pracodawca.
Co do zasady pracownik nie powinien rozpocząć pracy bez wymaganego orzeczenia.
Ma to szczególne znaczenie przy zatrudnianiu pierwszej osoby, ponieważ przedsiębiorca po raz pierwszy musi przygotować procedurę kierowania pracowników na badania profilaktyczne.
Jakie badania może obejmować zatrudnienie?
W zależności od sytuacji mogą wystąpić:
- badania wstępne,
- badania okresowe,
- badania kontrolne.
Przy pierwszym zatrudnieniu najważniejsze są oczywiście badania wstępne.
4. Zorganizuj szkolenie BHP
Pracownik musi zostać odpowiednio przeszkolony w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem go do wykonywania pracy. Szkolenia odbywają się na koszt pracodawcy i w czasie pracy.
Szkolenie wstępne obejmuje:
Instruktaż ogólny
Pracownik poznaje podstawowe przepisy i zasady BHP oraz zasady udzielania pierwszej pomocy.
Instruktaż stanowiskowy
Pracownik zostaje zapoznany z zagrożeniami występującymi na konkretnym stanowisku oraz zasadami bezpiecznego wykonywania powierzonych obowiązków.
Odbycie instruktażu jest odpowiednio dokumentowane i przechowywane w dokumentacji pracowniczej.
5. Przygotuj stanowisko pracy
Obowiązki pracodawcy nie kończą się na wysłaniu pracownika na szkolenie.
Przedsiębiorca musi zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy oraz odpowiednie wyposażenie stanowiska.
W zależności od charakteru pracy może to oznaczać zapewnienie:
- komputera,
- telefonu,
- biurka i krzesła,
- odpowiedniego oświetlenia,
- narzędzi,
- odzieży roboczej,
- środków ochrony indywidualnej,
- innych elementów wymaganych na konkretnym stanowisku.
Pracodawca powinien również przeprowadzić i udokumentować ocenę ryzyka zawodowego oraz poinformować pracownika o ryzyku związanym z wykonywaną pracą.
6. Zgłoś pracownika do ZUS
Kolejnym ważnym obowiązkiem jest zgłoszenie pracownika do odpowiednich ubezpieczeń.
Co do zasady zgłoszenia dokonuje się w terminie 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczenia, czyli w przypadku pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę – od momentu powstania obowiązku ubezpieczeniowego.
W zależności od sytuacji wykorzystuje się odpowiednie formularze, w szczególności:
- ZUS ZUA – gdy pracownik podlega ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu,
- ZUS ZZA – gdy podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu.
Przedsiębiorca zatrudniający pierwszego pracownika powinien również pamiętać o obowiązkach płatnika składek.
7. Przygotuj dokumentację pracowniczą
Dla każdego pracownika pracodawca musi prowadzić dokumentację związaną ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe.
Dokumentacja może być prowadzona w formie papierowej albo elektronicznej. Musi być jednak zabezpieczona w sposób zapewniający jej poufność, integralność, kompletność i dostępność.
Akta osobowe obejmują obecnie pięć części:
- część A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie,
- część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia,
- część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia,
- część D – dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej pracownika,
- część E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości oraz kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu, jeżeli mają zastosowanie.
Przy pierwszym pracowniku warto od razu stworzyć uporządkowany system przechowywania dokumentacji. Ułatwia to późniejszą obsługę kolejnych osób.
8. Poinformuj pracownika o warunkach zatrudnienia
Samo podpisanie umowy nie wyczerpuje wszystkich obowiązków informacyjnych pracodawcy.
Pracownik powinien otrzymać dodatkowe informacje dotyczące m.in.:
- norm czasu pracy,
- wymiaru czasu pracy,
- przerw,
- odpoczynku dobowego i tygodniowego,
- zasad pracy w godzinach nadliczbowych,
- zasad korzystania z urlopu,
- okresu wypowiedzenia,
- sposobu potwierdzania obecności w pracy,
- terminu i sposobu wypłaty wynagrodzenia,
- innych warunków zatrudnienia wymaganych przez przepisy.
Informację o warunkach zatrudnienia należy przekazać pracownikowi w wymaganym terminie, co do zasady nie później niż w ciągu 7 dni od dopuszczenia go do pracy.
9. Ustal wynagrodzenie zgodnie z przepisami
Przedsiębiorca musi pamiętać o obowiązującej wysokości minimalnego wynagrodzenia.
Od 1 stycznia 2026 r. minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4 806 zł brutto miesięcznie przy pełnym etacie. Minimalna stawka godzinowa dla określonych umów cywilnoprawnych wynosi natomiast 31,40 zł.
Wynagrodzenie pracownika powinno być wypłacane terminowo i prawidłowo.
Pracodawca musi również prawidłowo obliczyć:
- wynagrodzenie brutto,
- składki ZUS finansowane przez pracownika,
- składkę zdrowotną,
- zaliczkę na PIT,
- wynagrodzenie netto,
- składki finansowane przez pracodawcę.
W praktyce właśnie tutaj pojawia się wiele obowiązków kadrowo-płacowych, dlatego wielu przedsiębiorców powierza ich obsługę biuru rachunkowemu.
10. Rozliczaj składki ZUS i podatek dochodowy
Po zatrudnieniu pracownika przedsiębiorca staje się nie tylko pracodawcą, ale również płatnikiem określonych należności publicznoprawnych.
Przy każdej wypłacie wynagrodzenia trzeba prawidłowo ustalić składki oraz zaliczkę na podatek dochodowy.
Pracodawca musi również przekazywać odpowiednie dokumenty rozliczeniowe do ZUS oraz wykonywać obowiązki płatnika PIT.
Po zakończeniu roku pojawiają się dodatkowe obowiązki, m.in. związane z przygotowaniem informacji PIT-11 oraz odpowiednich deklaracji płatnika.
11. Pamiętaj o PIT-2 i oświadczeniach pracownika
Pracownik może przekazać pracodawcy określone oświadczenia i wnioski wpływające na sposób obliczania miesięcznej zaliczki na podatek.
Jednym z najważniejszych dokumentów jest PIT-2.
Pracownik może za jego pomocą przekazać płatnikowi informacje potrzebne do prawidłowego obliczania zaliczki na PIT. Oświadczenia i wnioski mogą być składane w formie pisemnej albo w inny sposób przyjęty u danego płatnika.
Nie należy jednak zakładać, że każdy pracownik powinien złożyć dokładnie taki sam zestaw dokumentów. Zakres oświadczeń zależy od jego indywidualnej sytuacji.
12. Sprawdź obowiązki związane z PPK
Przy zatrudnieniu pierwszego pracownika przedsiębiorca powinien również sprawdzić, czy dotyczą go przepisy o Pracowniczych Planach Kapitałowych.
Co do zasady podmioty zatrudniające są objęte ustawą o PPK, a obowiązki mogą obejmować m.in. zawarcie umowy o zarządzanie PPK oraz umowy o prowadzenie PPK. Istnieją jednak wyjątki, w szczególności dotyczące mikroprzedsiębiorców w określonych sytuacjach.
Dlatego przedsiębiorca, który zatrudnia pierwszą osobę, powinien sprawdzić swoją sytuację zamiast automatycznie zakładać, że PPK go nie dotyczy.
13. Ustal zasady czasu pracy i urlopów
Pracodawca powinien prowadzić dokumentację dotyczącą czasu pracy pracownika.
Należy prawidłowo ewidencjonować m.in.:
- czas rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- godziny nadliczbowe,
- pracę w porze nocnej,
- urlopy,
- zwolnienia od pracy,
- inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności.
Pracownikowi przysługuje również urlop wypoczynkowy na zasadach określonych w Kodeksie pracy.
Przy pierwszym pracowniku warto od początku wdrożyć prosty system ewidencji czasu pracy i urlopów. Późniejsze prowadzenie dokumentacji „z pamięci” może prowadzić do błędów.
14. Zapewnij bezpieczne warunki pracy
Pracodawca odpowiada za organizację pracy w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki.
Dotyczy to m.in.:
- oceny ryzyka zawodowego,
- wyposażenia stanowiska,
- szkoleń BHP,
- badań profilaktycznych,
- procedur postępowania w razie wypadku,
- ochrony przeciwpożarowej,
- pierwszej pomocy.
Pracodawca powinien również wyznaczyć osoby odpowiedzialne za udzielanie pierwszej pomocy oraz działania związane ze zwalczaniem pożarów i ewakuacją pracowników.
Nawet w niewielkiej firmie nie można traktować tych obowiązków jako formalności.
15. Przechowuj dokumentację przez wymagany okres
Dokumentacja pracownicza musi być przechowywana przez cały okres zatrudnienia oraz – co do zasady w przypadku osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. – przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał lub wygasł.
Oznacza to, że obowiązki przedsiębiorcy związane z pierwszym pracownikiem nie kończą się w dniu rozwiązania umowy.
Nadal trzeba prawidłowo przechowywać dokumentację i zapewnić jej bezpieczeństwo.
Ile kosztuje zatrudnienie pierwszego pracownika?
Jednym z najczęstszych błędów początkujących pracodawców jest utożsamianie kosztu pracownika z kwotą wynagrodzenia brutto.
Rzeczywisty koszt zatrudnienia może obejmować:
- wynagrodzenie brutto,
- składki finansowane przez pracodawcę,
- składkę na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy, jeżeli są należne,
- składkę na FGŚP, jeżeli ma zastosowanie,
- wpłaty do PPK, jeżeli przedsiębiorca i pracownik są objęci tym obowiązkiem,
- badania lekarskie,
- szkolenia BHP,
- wyposażenie stanowiska pracy,
- odzież roboczą lub środki ochrony – jeżeli są wymagane,
- koszty obsługi kadrowo-płacowej.
W 2026 r. podstawowe składki finansowane przez pracodawcę oraz fundusze publiczne mogą zwiększać koszt zatrudnienia ponad samo wynagrodzenie brutto. Ich wysokość zależy m.in. od rodzaju zatrudnienia i sytuacji konkretnego pracownika.
Dlatego przed podpisaniem umowy warto policzyć całkowity koszt pracodawcy, a nie tylko wynagrodzenie netto lub brutto.
Czy przedsiębiorca musi mieć regulamin pracy?
Nie każdy pracodawca musi tworzyć regulamin pracy.
Co do zasady obowiązek ustalenia regulaminu pracy dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników, z uwzględnieniem wyjątków wynikających z przepisów.
Oznacza to, że przedsiębiorca zatrudniający pierwszą osobę zazwyczaj nie musi tworzyć rozbudowanego regulaminu pracy.
Nie oznacza to jednak braku obowiązków organizacyjnych. Pracownik nadal musi zostać poinformowany o istotnych zasadach dotyczących organizacji pracy.
Czy warto powierzyć kadry i płace biuru rachunkowemu?
Przy pierwszym pracowniku przedsiębiorca często po raz pierwszy styka się z przepisami prawa pracy, ZUS i rozliczeniami wynagrodzeń.
Obsługa kadrowo-płacowa wymaga nie tylko przygotowania dokumentów przy zatrudnieniu, ale również ich aktualizowania w trakcie trwania stosunku pracy. Dochodzą do tego rozliczenia miesięczne, urlopy, zwolnienia lekarskie, zmiany wynagrodzenia, badania okresowe oraz obowiązki roczne.
Dlatego dla wielu małych firm korzystnym rozwiązaniem jest powierzenie obsługi kadr i płac profesjonalnemu biuru rachunkowemu.
Pozwala to przedsiębiorcy skupić się na prowadzeniu firmy, podczas gdy kwestie formalne związane z zatrudnieniem są prowadzone według ustalonych procedur.
Podsumowanie
Zatrudnienie pierwszego pracownika to znacznie więcej niż podpisanie umowy i wypłacenie wynagrodzenia.
Przedsiębiorca musi zadbać o umowę o pracę, badania lekarskie, BHP, dokumentację pracowniczą, ZUS, podatki, wynagrodzenia, czas pracy oraz szereg bieżących obowiązków pracodawcy.
Najbezpieczniej przygotować cały proces jeszcze przed rozpoczęciem pracy przez pierwszego pracownika. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której przedsiębiorca dowiaduje się o określonym obowiązku dopiero po rozpoczęciu zatrudnienia.
Warto również pamiętać, że obowiązki pracodawcy nie kończą się na pierwszym dniu pracy. Prawidłowe zatrudnienie oznacza konieczność systematycznego prowadzenia dokumentacji, terminowego rozliczania wynagrodzeń i składek oraz przestrzegania przepisów prawa pracy przez cały okres zatrudnienia.
